Quản lý hóa đơn theo đơn vị xuất

1. Nội dung

Hướng dẫn doanh nghiệp có nhiều đơn vị xuất hóa đơn (có nhiều chi nhánh, cửa hàng, các điểm xuất hóa đơn riêng biệt) quản lý hóa đơn theo từng đơn vị. Các đơn vị này sử dụng chung mẫu hóa đơn do công ty mẹ (doanh nghiệp với mã số thuế mua tài nguyên hóa đơn điện tử) thực hiện thông báo phát hành.

2. Các bước thực hiện

Bước 1: Khai báo danh mục đơn vị

Lưu ý:

• • • Chương trình tự động sinh đơn vị cấp 1 theo thông tin khai báo khi đặt mua hóa đơn điện tử, có thể sửa lại (nếu cần) nhưng không được phép xóa.
    • Chương trình đáp ứng khai báo đến đơn vị cấp 3.

• • • Sau khi khai báo danh mục Đơn vị xuất hóa đơn, trên giao diện lập hóa đơn hiển thị mục Đơn vị lập hóa đơn và danh sách đơn vị đã khai báo.

• • • Có thể thiết lập Ngừng sử dụng đối với đơn vị không còn nhu cầu quản lý khi đó danh sách đơn vị trên giao diện lập hóa đơn sẽ không hiển thị đơn vị Ngừng sử dụng.

Bước 2: Phân quyền người dùng theo đơn vị

Phân quyền người dùng theo đơn vị ngay trên thông báo sau khi khai báo đơn vị.

• Nhấn Có trên thông báo.
• Tích chọn người dùng muốn phân quyền làm việc trên đơn vị, nhấn Đồng ý.

Hoặc vào Hệ thống\Quản lý người dùng để thực hiện: Các bước phân quyền người dùng theo đơn vị xuất hóa đơn tương tự như phân quyền người dùng thông thường.

• Tại mục Đơn vị: Chọn đơn vị mà người dùng trực thuộc.
• Tại tab Phân quyền theo đơn vị: Người dùng trực thuộc đơn vị nào thì được phép làm việc trên đơn vị đó, ngoài ra có thể phân quyền cho người dùng làm việc trên các đơn vị khác.

Lưu ý:

• • • Người dùng được phân quyền làm việc trên đơn vị nào thì chỉ có quyền xuất hóa đơn, xem dữ liệu hóa đơn và báo cáo của đơn vị đó.
    • Người dùng có quyền quản trị thì có quyền xuất hóa đơn, xem dữ liệu hóa đơn và báo cáo của tất cả các đơn vị.
    • Khi có sự thay đổi về đơn vị được phép làm việc thì quản trị viên có thể phân quyền lại cho người dùng.

Bước 3: Lập và phát hành hóa đơn theo đơn vị

Các bước lập và phát hành hóa đơn theo đơn vị tương tự như lập và phát hành hóa đơn thông thường.

• Tại mục Đơn vị lập hóa đơn, xuất hóa đơn tại đơn vị nào thì chọn đơn vị đó.

Lưu ý: 

• • • Nếu người dùng chỉ được phân quyền làm việc trên 1 đơn vị thì trên giao diện lập hóa đơn sẽ không hiển thị thông tin Đơn vị lập hóa đơn, hóa đơn được lập sẽ thuộc đơn vị mà người dùng được phân quyền.
    • Nhập khẩu hóa đơn theo đơn vị:
      • Nếu người dùng chỉ được phân quyền làm việc trên 1 đơn vị thì thực hiện nhập khẩu như bình thường.
      • Nếu người dùng được phân quyền làm việc trên nhiều đơn vị thì khai báo mã đơn vị tại cột Mã đơn vị lập hóa đơn trên file excel mẫu của chương trình sau đó thực hiện các bước tiếp theo như bình thường.
      • Nếu nhập khẩu tệp excel do đơn vị đang quản lý thì  tại bước Ghép cột dữ liệu: Kế toán tự ghép cột đơn vị trên file excel tương ứng với cột  Mã đơn vị lập hóa đơn trên chương trình.

Bước 4: Quản lý hóa đơn theo đơn vị

4.1 Tra cứu, tìm kiếm hóa đơn theo đơn vị trên danh sách hóa đơn

• Trên danh sách hóa đơn hiển thị cột Đơn vị.

• Có thể lọc xem danh sách hóa đơn của từng đơn vị.

4.2 Xem các báo cáo về tình hình sử dụng hóa đơn theo đơn vị

Tải phim tại đây.

Lưu ý:

• • Cột Đơn vị  và tham số lọc theo đơn vị chỉ tự động hiển thị trên danh sách hóa đơn, báo cáo nếu người dùng có quyền làm việc trên nhều đơn vị.
  • Nếu người dùng chỉ có quyền làm việc trên 1 đơn vị thì danh sách hóa đơn, báo cáo lấy lên dữ liệu của đơn vị mà người dùng có quyền, nếu muốn hiển thị cột Đơn vị trên danh sách/báo cáo thì người dùng phải tự thiết lập.

3. Lưu ý chung

• Không thể xóa đơn vị trong trường hợp đã có người dùng thuộc đơn vị, đã có người dùng được phân quyền làm việc trên đơn vị, đã phát sinh hóa đơn tại đơn vị.
• Nghiệp vụ xử lý hóa đơn sai sót thực hiện như bình thường, thông tin đơn vị trên hóa đơn sẽ được chương trình tự động lấy lên theo thông tin trên hóa đơn gốc. Trên danh sách hóa đơn điều chỉnh, thay thế, xóa bỏ cũng hiển thị thông tin Đơn vị và có thể lọc danh sách theo từng đơn vị.
• Nếu đơn vị có quản lý nhân viên trên danh sách hóa đơn thì có thể phân công và quản lý nhân viên theo từng đơn vị.
  • Khai báo thêm thông tin đơn vị cho nhân viên.

• • Khi lập hóa đơn thì khai báo nhân viên như bình thường.
• Trên Bàn làm việc, HĐ chưa phát hành, HĐ chưa gửi khách hàng sẽ lấy lên dữ liệu hóa đơn của tất cả các đơn vị mà người dùng có quyền làm việc.