(Web) Khai báo danh mục khách hàng

Contents

1. Nội dung

Hướng dẫn khai báo danh sách khách hàng, phục vụ cho việc lập và gửi hóa đơn điện tử cho khách hàng.

2. Các trường hợp nghiệp vụ

2.1. Nhập khẩu danh sách khách hàng từ tệp excel

1. Vào Danh mục, chọn Khách hàng.
2. Nhấn Nhập khẩu.

Chi tiết các bước thực hiện xem hướng dẫn tại đây.

2.2. Khai báo khách hàng

1. Vào Danh mục, chọn Khách hàng.
2. Nhấn Thêm mới.

3. Khai báo thông tin khách hàng:

Lựa chọn khách hàng cần khai báo là Tổ chức hoặc Cá nhân.
Nhập Mã số thuế của khách hàng sau đó nhấn Lấy thông tin, chương trình tự động lấy lên Tên khách hàng và Địa chỉ theo dữ liệu của cơ quan thuế (hoặc có thể tự khai báo các thông tin này nếu muốn).
Với tổ chức không có Mã số thuế thì bỏ trống thông tin này.

Lưu ý: Khi thực hiện chức năng Lấy thông tin từ Mã số thuế của khách hàng thì chương trình tự động kiểm tra tình trạng hoạt động của khách hàng đó:

Với khách hàng có dấu hiệu ngừng hoạt động chương trình hiển thị như sau:

Với khách hàng đang hoạt động bình thường chương trình hiển thị như sau:

Khai báo các thông tin chi tiết khác về khách hàng => Bắt buộc phải khai báo các thông tin có ký hiệu (*).

Lưu ý:

- Khi lập hóa đơn các thông tin: Mã số thuế, Tên khách hàng, Địa chỉ, Số TK ngân hàng, Tên ngân hàng, Người nhận hóa đơn, Email và Số điện thoại sẽ được tự động lấy lên theo thông tin tương ứng của Người mua hàng khai báo trên danh mục tương ứng với khách hàng được chọn.Vì vậy, để tiết kiệm thời gian và đảm bảo tính chính xác Kế toán nên khai báo đầy đủ và cẩn thận các thông tin này.
- Chương trình sẽ gửi hóa đơn cho khách hàng theo thông tin của Người nhận hóa đơn (mặc định lấy theo thông tin Người mua hàng và có thể sửa lại nếu cần)

4. Nhấn Lưu.

Lưu ý: Với các khách hàng không còn giao dịch nữa, nhấn vào biểu tượng sau đó tích chọn Ngừng theo dõi => Khi lập hóa đơn điện tử, các khách hàng đã ngừng theo dõi sẽ không hiển thị tại mục Khách hàng nữa.

3. Lưu ý
Các chức năng có thể thực hiện trên danh mục Khách hàng:

1. Để Thay đổi lại thông tin Khách hàng: Nhấn biểu tượng

2. Để Xóa Khách hàng: Nhấn biểu tượng 3. Để Xóa cùng lúc nhiều khách hàng: Giữ phím Ctrl và chọn các khách hàng muốn xóa, sau đó nhấn biểu tượng và chọn Xóa.
4. Để Khai báo nhanh khách hàng bằng cách sao chép lại thông tin của khách hàng khác đã khai báo: Chọn khách hàng muốn sao chép thông tin, nhấn biểu tượng , chọn Nhân bản.
5. Để Xuất khẩu danh sách khách hàng ra file excel: Nhấn biểu tượng , chọn Xuất khẩu
6. Để Cập nhật dữ liệu mới nhất do Thêm/Sửa/Xóa khách hàng: Nhấn biểu tượng , chọn Nạp.
7. Để Tìm kiếm khách hàng: Có thể tìm kiếm theo loại khách hàng hoặc gõ từ khóa tìm kiếm theo Mã số thuế, Mã khách hàng, Tên khách hàng và nhấn biểu tượng.