1. Tính hợp lệ của hóa đơn
Hóa đơn hợp lệ: là hóa đơn có đầy đủ các tiêu thức:
- Hóa đơn cần ghi rõ ngày tháng năm lập hóa đơn, họ tên người mua, người bán bán, địa chỉ công ty mua, địa chỉ công ty bán, mã số thuế hay hình thức thanh toán,….
- Hóa đơn phải ghi rõ số thứ tự, tên hàng hóa dịch vụ, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền, thuế suất, tiền thuế GTGT (nếu có) hay tổng số tiền thanh toán,…
- Hóa đơn hợp lệ cần có cả chữ ký của bên mua và bên bán. Nếu không có chữ ký của giám đốc thì cần có giấy ủy quyền rồi người được ủy quyền sẽ đóng dấu treo vào phía trên góc bên trái của hóa đơn và ký tên.
2. Tính hợp pháp của hóa đơn
Hóa đơn hợp pháp: là loại hóa đơn đã được doanh nghiệp làm thủ tục phát hành hóa đơn và vẫn còn giá trị sử dụng.
Các trường hợp hóa đơn bất hợp pháp:
- Hóa đơn chưa có giá trị sử dụng: hóa đơn đã được tạo theo hướng dẫn tại thông tư 39, nhưng chưa hoàn thành việc thông báo phát hành.
- Hóa đơn hết giá trị sử dụng: Hóa đơn đã làm thủ tục phát hành nhưng tổ chức, cá nhân phát hành thông báo không tiếp tục sử dụng nữa.
- Hóa đơn hết giá trị sử dụng: Hóa đơn của các tổ chức, cá nhân đã ngừng sử dụng mã số thuế (còn gọi là đóng mã số thuế)
