1. Nội dung
Hướng dẫn xử lý khi tổ chức kinh doanh thay đổi thông tin đơn vị (tên, địa chỉ ..) có các số hóa đơn đã thực hiện thông báo phát hành nhưng chưa sử dụng hết.
2. Xử lý
Trường hợp 1: Khi có sự thay đổi địa chỉ kinh doanh dẫn đến thay đổi cơ quan thuế quản lý trực tiếp:
Nếu tổ chức kinh doanh vẫn có nhu cầu sử dụng hóa đơn đã thông báo phát hành trước đó thì thực hiện như sau:
Bước 1: Nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn cho cơ quan thuế nơi doanh nghiệp chuyển đi.
Bước 2: Nộp hồ sơ thông báo thay đổi thông tin cho cơ quan thuế nơi doanh nghiệp chuyển đến:
Thành phần hồ sơ gồm:
Lưu ý: Xem nội dung xử phạt khi chậm nộp thông báo điều chỉnh hóa đơn và bảng kê hóa đơn chưa sử dụng tại:
-
-
-
- Điểm a, điểm b, khoản 1, điều 23 của nghị định 125/2020/NĐ-CP.
- Điểm c, điểm d, khoản 2, điều 23 của nghị định 125/2020/NĐ-CP.
-
-
Bước 3: Sau 02 ngày, doanh nghiệp kiểm tra xem thông báo đã được cơ quan thuế chấp nhận hay chưa tại đường dẫn: http://www.tracuuhoadon.gdt.gov.vn/ Nếu chưa được chấp nhận thì có thể liên hệ trực tiếp với cơ quan thuế để được hướng dẫn thủ tục.
Lưu ý: Xem nội dung xử phạt đối với hành vi: Lập hóa đơn điện tử khi chưa có thông báo chấp thuận của cơ quan thuế hoặc trước ngày cơ quan thuế chấp nhận việc sử dụng hóa đơn điện tử tại điểm đ, khoản 4, điều 24 của nghị định 125/2020/NĐ-CP.
Bước 4: Sau khi được cơ quan thuế chấp nhận, doanh nghiệp cập nhật lại thông tin đơn vị (tên và địa chỉ mới) trên phần mềm. Xem hướng dẫn tại đây.
Bước 5: Chuyển trạng thái Thông báo điều chỉnh hóa đơn trên phần mềm thành Đã có hiệu lực, để dễ dàng kiểm soát tình trạng nộp thông báo, đảm bảo tuân thủ đúng quy định của Nhà nước. Sau đó có thể phát hành mẫu hóa đơn mới.
Lưu ý: Xem nội dung xử phạt đối với hành vi: Sử dụng hóa đơn đã được thông báo phát hành với cơ quan thuế nhưng chưa đến thời hạn sử dụng tại điểm c, khoản 1, điều 23 của nghị định 125/2020/NĐ-CP.
Nếu tổ chức kinh doanh không có nhu cầu sử dụng hóa đơn đã thông báo phát hành trước đó thì thực hiện như sau:
Bước 1: Nộp hồ sơ thông báo hủy hóa đơn cho cơ quan thuế nơi chuyển đi.
Thành phần hồ sơ gồm: Thông báo hủy hóa đơn. Xem hướng dẫn tại đây.
Bước 2: Lập hồ sơ thông báo phát hành hóa đơn mới với cơ quan thuế chuyển đến. Xem hướng dẫn tại đây.
Bước 3: Sau 02 ngày, doanh nghiệp kiểm tra xem thông báo đã được cơ quan thuế chấp nhận hay chưa tại đường dẫn: http://www.tracuuhoadon.gdt.gov.vn/ Nếu chưa được chấp nhận thì có thể liên hệ trực tiếp vơi cơ quan thuế để được hướng dẫn thủ tục.
Trường hợp 2: Khi có sự thay đổi tên, địa chỉ nhưng không thay đổi mã số thuế và cơ quan thuế quản lý trực tiếp:
Nếu tổ chức kinh doanh vẫn có nhu cầu sử dụng hóa đơn đã thông báo phát hành trước đó thì thực hiện như sau:
Bước 1: Nộp hồ sơ thông báo thay đổi thông tin cho cơ quan thuế:
Thành phần hồ sơ gồm: Thông báo điều chỉnh thông tin hóa đơn. Xem hướng dẫn lập thông báo điều chỉnh thông tin hóa đơn tại đây.
Bước 2: Sau 02 ngày, doanh nghiệp kiểm tra xem thông báo đã được cơ quan thuế chấp nhận hay chưa tại đường dẫn: http://www.tracuuhoadon.gdt.gov.vn/ Nếu chưa được chấp nhận thì có thể liên hệ trực tiếp với cơ quan thuế để được hướng dẫn thủ tục.
Bước 3: Sau khi được cơ quan thuế chấp nhận, doanh nghiệp cập nhật lại thông tin đơn vị (tên và địa chỉ mới) trên phần mềm. Xem hướng dẫn tại đây.
Bước 4: Chuyển trạng thái Thông báo điều chỉnh hóa đơn trên phần mềm thành Đã có hiệu lực, để dễ dàng kiểm soát tình trạng nộp thông báo, đảm bảo tuân thủ đúng quy định của Nhà nước. Sau đó có thể phát hành hóa đơn trên phần mềm.
Nếu tổ chức kinh doanh không còn nhu cầu sử dụng hóa đơn đã thông báo phát hành trước đó thì thực hiện như sau:
Bước 1: Nộp hồ sơ thông báo hủy hóa đơn cho cơ quan thuế.
Thành phần hồ sơ gồm: Thông báo hủy hóa đơn. Xem hướng dẫn tại đây.
Bước 2: Thông báo phát hành mẫu hóa đơn mới.
3. Lưu ý
Trường hợp thay đổi các thông tin khác (khung, viền, logo…), thay đổi nội dung trên mẫu hóa đơn so với nội dung trên mẫu hóa đơn đã nộp cho cơ quan thuế thì kế toán cần liên hệ cơ quan thuế quản lý trực tiếp để được hướng dẫn xử lý.
