1. Nội dung
Cho phép gửi thông tin biên lai điện tử đã phát hành cho khách hàng qua email, số điện thoại, khách hàng sẽ nhận biên lai một cách nhanh chóng.
2. Hướng dẫn trên phần mềm
Trường hợp khi thực hiện Phát hành biên lai điện tử, Kế toán không tích chọn tùy chọn Gửi biên lai cho khách hàng thì sau khi phát hành biên lai điện tử, có thể gửi biên lai cho khách hàng bằng 1 trong 2 cách:
Gửi từng biên lai cho khách hàng
Tải video hướng dẫn tại đây.
Gửi cùng lúc hàng loạt biên lai cho khách hàng
- Tên người nhận và Email người nhận: Lấy theo thông tin Người nộp tiền và Email trên biên lai, tuy nhiên vẫn có thể thay đổi lại các thông tin này (nếu cần).
- Để gửi thông tin biên lai cho người mua qua tin nhắn SMS thì cần Thiết lập dịch vụ SMS, xem hướng dẫn tại đây. Sau khi thiết lập, thông tin Số điện thoại khi phát hành sẽ lấy theo thông tin tương ứng trên biên lai, kế toán có thể sửa lại nếu cần.
- Có thể xem trước nội dung biên lai bằng cách nhấn Xem toàn bộ biên lai để xem tất cả biên lai cùng lúc.
5. Nhấn Gửi, hệ thống sẽ tự động gửi thông tin biên lai điện tử tới khách hàng bằng địa chỉ email khi thiết lập email gửi hóa đơn.
3. Lưu ý
- Trường hợp muốn gửi thông tin biên lai điện tử cho cùng lúc nhiều địa chỉ email/số điện thoại thì nhập các địa chỉ email, số điện thoại cách nhau bởi dấu “;“
- Để biết được biên lai đã từng được gửi cho khách hàng hay chưa, xem thông tin tại cột Tình trạng gửi biên lai.
- Để gửi thông tin biên lai cho khách hàng qua tin nhắn SMS thì cần Thiết lập dịch vụ SMS, xem hướng dẫn tại đây. Sau khi thiết lập, thông tin Số điện thoại khi phát hành sẽ lấy theo thông tin tương ứng trên biên lai, kế toán có thể sửa lại nếu cần.
- Trường hợp gửi biên lai cho khách hàng không thành công, biên lai điện tử sẽ có Trạng thái gửi HĐ là Gửi lỗi. Xem một số trường hợp gửi biên lai cho khách hàng không thành công và cách khắc phục tại đây.
- Theo dõi lịch sử gửi biên lai cho khách hàng tại đây.
- Sau khi biên lai được gửi cho khách hàng thành công, chương trình sẽ tự động cập nhật Trạng thái gửi biên lai của biên lai điện tử trên danh sách thành Đã gửi.
- Khách hàng khi nhận được email, SMS có thể tra cứu biên lai điện tử theo hướng dẫn tại đây.
