1. Nội dung
Cho phép gửi thông tin hóa đơn điện tử đã phát hành cho khách hàng qua email, số điện thoại, khách hàng sẽ nhận hóa đơn một cách nhanh chóng.
2. Xem phim hướng dẫn
Tải phim hướng dẫn
3. Hướng dẫn trên phần mềm
Trường hợp khi thực hiện Phát hành hóa đơn điện tử, Kế toán không tích chọn tùy chọn Gửi hóa đơn cho khách hàng thì sau khi phát hành hóa đơn điện tử, có thể gửi hóa đơn cho khách hàng bằng 1 trong 2 cách:
Cách 1: Gửi từng hóa đơn cho khách hàng.
1. Vào danh sách hóa đơn, thiết lập điều kiện tìm kiếm hóa đơn cần gửi cho khách hàng.
2. Tích chọn hóa đơn cần gửi, nhấn Gửi HĐ cho khách hàng.
- Trường hợp hóa đơn đã được gửi cho khách hàng trước đó, chương trình sẽ hiển thị thông tin Đã gửi.
- Tên người nhận và Email: Lấy theo thông tin Người mua hàng và Email trên hóa đơn, tuy nhiên vẫn có thể thay đổi lại các thông tin này (nếu cần).
- Để gửi thông tin hóa đơn cho người mua qua tin nhắn SMS thì cần Thiết lập dịch vụ SMS, xem hướng dẫn tại đây. Sau khi thiết lập, thông tin Số điện thoại khi phát hành sẽ lấy theo thông tin tương ứng trên hóa đơn, kế toán có thể sửa lại nếu cần.
- Trường hợp muốn gửi thông tin hóa đơn điện tử cho cùng lúc nhiều địa chỉ email/số điện thoại thì nhập các địa chỉ email, số điện thoại cách nhau bởi dấu “;“
- Trường hợp muốn CC mail, Xem hướng dẫn tại đây.
- Có thể xem hóa đơn trước khi gửi bằng cách nhấn biểu tượng hình mắt.
4. Nhấn Gửi, hệ thống sẽ tự động gửi thông tin hóa đơn điện tử tới khách hàng bằng địa chỉ email khi thiết lập email gửi hóa đơn, đồng thời sẽ gửi tin nhắn SMS cho khách hàng (trường hợp đã Thiết lập SMS gửi hóa đơn). Người mua khi nhận được email, SMS có thể tra cứu hóa đơn điện tử theo hướng dẫn tại đây.
Cách 2: Gửi hàng loạt hóa đơn cho khách hàng.
1. Tích chọn hàng loạt hóa đơn cần gửi cho khách hàng trên danh sách, nhấn Gửi HĐ cho khách hàng.
- Tên người nhận và Email: Lấy theo thông tin Người mua hàng và Email trên hóa đơn, tuy nhiên vẫn có thể thay đổi lại các thông tin này (nếu cần).
- Có thể xem trước nội dung hóa đơn bằng cách nhấn Xem tất cả hóa đơn.
- Để biết được hóa đơn đã từng được gửi cho khách hàng hay chưa, xem thông tin tại cột Tình trạng gửi Hóa đơn.
- Trường hợp không nhập đầy đủ thông tin Tên người nhận và Email người nhận của từng hóa đơn, có thể tích chọn Bỏ qua hóa đơn thiếu thông tin để gửi các hóa đơn đã có đủ thông tin nhận hóa đơn cho khách hàng.
5. Nhấn Gửi, hệ thống sẽ tự động gửi thông tin hóa đơn điện tử tới khách hàng bằng địa chỉ email khi thiết lập email gửi hóa đơn, đồng thời sẽ gửi tin nhắn SMS cho khách hàng (trường hợp đã Thiết lập SMS gửi hóa đơn). Người mua khi nhận được email, SMS có thể tra cứu hóa đơn điện tử theo hướng dẫn tại đây.
4. Lưu ý
- Trường hợp gửi hóa đơn cho khách hàng không thành công, hóa đơn điện tử sẽ có Trạng thái gửi HĐ là Gửi lỗi. Xem một số trường hợp gửi hóa đơn cho khách hàng không thành công và cách khắc phục tại đây.
- Sau khi hóa đơn được gửi cho khách hàng thành công, chương trình sẽ tự động cập nhật Trạng thái gửi HĐ của hóa đơn điện tử trên danh sách thành Đã gửi.
