1.Vấn đề
Khi doanh nghiệp có thay đổi Mẫu số hóa đơn, thông báo phát hành mới thì cần làm những thủ tục gì và kiểm tra như thế nào trên phần mềm Meinvoice trước khi phát hành số hóa đơn đầu tiên để tránh sai sót
2.Giải pháp
TRƯỜNG HỢP 1: Chưa làm thủ tục thay đổi với Cơ quan Thuế |
Bước 1: Anh/Chị cần thực hiện:
– Trên phần mềm Hóa đơn điện tử Meinvoice, thực hiện Khởi tạo hóa đơn cho mẫu số mới; lập Thông báo phát hành hóa đơn và các thủ tục khác theo hướng dẫn của Cơ quan thuế.
Xem hướng dẫn lập Hồ sơ TBPHHĐ: tại đây nếu dùng bản Meinvoice Web; tại đây nếu dùng bản Meinvoice Desktop)
– Sau 2 ngày, truy cập vào Website Tra cứu hóa đơn của Thuế để kiểm tra Thông báo phát hành của mẫu số hóa đơn mới đã được sử dụng hay chưa.
- Nếu Anh/Chị thấy có dòng Ngày phát hành trùng khớp với Ngày được sử dụng trên Thông báo phát hành đã nộp trước thì đã được phép sử dụng.
- Nếu chưa có kết quả thì Anh/Chị liên hệ lên Cơ quan Thuế để kiểm tra.
Bước 2: Sau 2 ngày, Anh/Chị truy cập vào Website TẠI ĐÂY để kiểm tra Thông báo phát hành hóa đơn mới đã được Thuế duyệt hay chưa
Tham số tra cứu: nhập các điều kiện bắt buộc (có đánh dấu *)
– Mã số Thuế: là mã số Thuế tổ chức, cá nhân phát hành hoá đơn cần tra cứu (hoá đơn tự in, đặt in)
– Ngày phát hành từ….đến…là điều kiện chỉ ra khoảng thời gian tạo thông báo phát hành hóa đơn của Cơ quan Thuế để cấp, bán. Việc nhập ngày tháng tra cứu phải tuân theo đúng định dạng dd/mm/yyyy (ngày/tháng/năm)
– Mã xác thực: Nhập mã xác thực đang hiển thị (Mã xác thực sẽ thay đổi sau mỗi lần tra cứu)
-> Ấn nút Tìm kiếm để ứng dụng tìm kiếm các hóa đơn thỏa mãn tất cả các tham số tra cứu mà bạn đã nhập
Bước 3:
Khi click vào “Ngày phát hành” tại dòng có ngày tương ứng với Ngày bắt đầu sử dụng trên thông báo HHĐ mới đã nộp, Thông tin chi tiết củ thông báo phát hành hóa đơn đó sẽ hiển thị. Gồm Thông tin đơn vị phát hành và Chi tiết kết quả tra cứu
=> nếu các thông tin như: Mẫu số, Ký hiệu, Số lượng, Từ số Đến số, Ngày bắt đầu sử dụng khớp với trên Thông báo phát hành mới thì đã được Cơ quan thuế duyệt và được sử dụng.
Bước 4: Sau khi Thông báo phát hành hóa đơn của Mẫu số mới duyệt sử dụng
Sau khi Thông báo phát hành hóa đơn của Mẫu số mới duyệt sử dụng, về phần mềm Meinvoice mà Anh/Chị đang sử dụng thực hiện kiểm tra trước khi phát hành số hóa đơn đầu tiên để tránh sai sót:
Bước 1: Mở dữ liệu mà Anh/Chị sẽ phát hành hành hóa đơn cho Mẫu số mới
Bước 2: Lập mới 1 Hóa đơn như bình thường và Cất lại
Bước 3: Khi nhấn Phát hành Hóa đơn / Tại bảng tham số / xổ dòng Mẫu số và Ký hiệu hóa đơn xuống chọn lại đúng của Mẫu số và Ký hiệu mới / sau đó nhấn nút Xem hóa đơn
=> Kiểm tra kỹ lại các thông tin như: Mẫu số, Ký hiệu, số hóa đơn đầu tiên hay chưa; Hình thức mẫu hóa đơn và các thông tin của người bán khác,… xem đã khớp với mẫu mới đã nộp cơ quan Thuế hay chưa
- Nếu thông tin đã hiển thị lên đầy đủ => Anh/Chị yên tâm lập và phát hành hóa đơn mới
- Hóa đơn tiếp theo sẽ ngầm định hiểu theo mẫu số anh/chị vừa chọn từ chứng từ đầu tiên
TRƯỜNG HỢP 2: Đã hoàn thành thủ tục thay đổi với Cơ quan Thuế |
Bước 1: Truy cập vào Website TẠI ĐÂY để kiểm tra Thông báo phát hành hóa đơn mới đã được Thuế duyệt hay chưa
Tham số tra cứu: nhập các điều kiện bắt buộc (có đánh dấu *)
– Mã số Thuế: là mã số Thuế tổ chức, cá nhân phát hành hoá đơn cần tra cứu
– Ngày phát hành từ….đến…là điều kiện chỉ ra khoảng thời gian tạo thông báo phát hành hóa đơn của Cơ quan Thuế để cấp, bán. Việc nhập ngày tháng tra cứu phải tuân theo đúng định dạng dd/mm/yyyy (ngày/tháng/năm)
– Mã xác thực: Nhập mã xác thực đang hiển thị (Mã xác thực sẽ thay đổi sau mỗi lần tra cứu)
-> Ấn nút Tìm kiếm để ứng dụng tìm kiếm các hóa đơn thỏa mãn tất cả các tham số tra cứu mà Anh/Chị đã nhập
Bước 2:
Khi dữ liệu được lấy lên, click vào “Ngày phát hành” tại dòng có ngày tương ứng với Ngày bắt đầu sử dụng trên thông báo HHĐ mới đã nộp, Thông tin chi tiết của thông báo phát hành hóa đơn đó sẽ hiển thị như hình bên dưới
=> nếu các thông tin như: Mẫu số, Ký hiệu, Số lượng, Từ số Đến số, Ngày bắt đầu sử dụng khớp với trên Thông báo phát hành mới thì được xem như đã được Cơ quan thuế duyệt và được sử dụng.
Bước 3: Tạo mẫu và thông báo phát hành như mẫu và thông báo trên thuế theo hướng dẫn
Xem hướng dẫn lập Hồ sơ TBPHHĐ: tại đây nếu dùng bản Meinvoice Web; tại đây nếu dùng bản Meinvoice Desktop
Bước 4: Thực hiện phát hành hóa đơn theo mẫu và thông báo mới:
– Mở dữ liệu mà Anh/Chị sẽ phát hành hành hóa đơn cho Mẫu số mới
– Lập mới 1 Hóa đơn như bình thường và Cất lại
– Khi nhấn Phát hành Hóa đơn / Tại bảng tham số / xổ dòng Mẫu số và Ký hiệu hóa đơn xuống chọn lại đúng của Mẫu số và Ký hiệu mới / sau đó nhấn nút Xem hóa đơn
=> Kiểm tra kỹ lại các thông tin như: Mẫu số, Ký hiệu, số hóa đơn đầu tiên hay chưa; Hình thức mẫu hóa đơn và các thông tin của người bán khác,… xem đã khớp với mẫu mới đã nộp cơ quan Thuế hay chưa
- Nếu thông tin đã hiển thị lên đầy đủ => Anh/Chị lập và phát hành hóa đơn mới
- Hóa đơn tiếp theo sẽ ngầm định hiểu theo mẫu số anh/chị vừa chọn từ chứng từ đầu tiên
